以前からメールの受信箱を空にするといい、と聞いていたのですがついつい後回しにしていました。
２週間ほど出張に行っている間に、メールがえらいことになっていたので
思い切って整理をしてみたら、こりゃ快適。
なんだか自分がデキル人になった錯覚を覚えます。
今、主に使っているのは会社のメール、Yahoo!メール、Gmailの３つ。
それぞれこんなやり方でやってます。
会社のメール
会社のアドレスには驚くほどSPAMメールが届きます。（一日で300件くらい）
メールサーバでもSPAMかどうかチェックしてくれるのですが、あんまり賢くない。
そのためpopfileを導入して、メールにフィルタしています。
フィルタの種類は4つ。
Work, Private, Spam, Workです。
その前にpopfileについて簡単に
メールサーバからメールを読み込む際に、メールの内容をチェックして
自動的にフィルタリングしてくれるソフトです。
学習型なので、最初はそれぞれのメールをどのフィルタにかけるか覚えさせる手間がかかりますが、
かなりの認識率でSPAMをはじいてくれます。便利ですよー。
詳しいインストール方法などはこちらが参考になりそうです。
http://www.ngo-jvc.net/blogs/wfn/2008/07/popfile.html
Spamフィルタ
メール件名の先頭に[spam]とつけてくれるので、一通り振り分け間違いがないか確認したあと、
メーラーの振り分け機能でさくっとゴミ箱行き。
受信するメールの90％はこれで消えちゃいます。
Workフィルタ
仕事関連のメールです。これが一番重要。
返信が必要なものかそうでないかを判断して、プロジェクトごとのフォルダに分けて入れます。
- 返信が必要
- すぐ返信できるもの → その場で返信しプロジェクトフォルダへ
- 返信に時間がかかるもの → タスク化してRTMに登録（受信箱にそのまま残す）
- 返信が不要
- 単なる情報 → プロジェクトフォルダへ
- 何らかのアクションが必要 → タスク化してRTMに登録し、プロジェクトフォルダへ
ポイントは、すぐに返信できないものは受信箱に残したままにしておくこと。
開くたびに目につくというのもありますが、
返信するときにいちいちフォルダにもぐらなくてもよい、というのが一番の理由です。
Otherフィルタ
メールマガジンとか広告メールなど、情報にはなるが無理に見なくてもよいメールです。
メーラーの振り分け機能を使って、既読のものをゴミ箱行きにしています。
中には後から読みたいものもあるので、それは別フォルダに保存しています。
Privateフィルタ
個人的な飲み会のお誘いとかですかね。
最近はめっきり受け取らないです…。
Yahoo!メール
Yahooのメールは、主にネットショッピングやサイトの登録に使ってます。
これもびっくりするくらいメールが届くんですよね。
放置していたら未読が20000件になって、軽くめまいがしました。
しかし重いのはなんとかならないかなあ。
すぐに対応したいメール
アンケートサイトとかの依頼メールはすぐに対応したいので、
フィルタ機能で別のフォルダに受信するようにしています。
忙しいときはここだけチェック。
Gmail
Gmailは意外と使っていません。
本当に大切なメールが埋もれないように、あんまりあちこちに登録していないからです。
Gmailで便利なのはラベルが自由につけられることと、
アーカイブすることで受信箱から見えなくなるところですね。
検索が強力なので、雑誌に載っているレシピをGmail上に保存しようと画策しています。
空っぽにすることのメリット
毎日こまめにやることで、一度に処理する量が少なくなるので、
心理的な圧迫感が取り除かれるのが最大のメリットだと思いました。
空っぽになることで、達成感もあります。
「今日も仕事したぜ！」という気持ちがデキル人になったように錯覚させているのだと思います。
こんなにスッキリするならもっと早くやっておけばよかった！
